S&S IT Consultants Ltd.
Polityka prywatności – lipiec 2026 r.

 

Firma System and Smiles przykłada dużą wagę do ochrony prywatności użytkowników oraz przetwarzania ich danych osobowych w sposób otwarty i przejrzysty. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób firma System and Smiles gromadzi, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane osobowe użytkowników podczas odwiedzania naszej strony internetowej, składania zapytań dotyczących naszych usług wsparcia informatycznego, kontaktowania się z nami lub w ramach innych interakcji za pośrednictwem naszej strony internetowej i powiązanej korespondencji (zwanych łącznie „Usługami”). Obejmuje to informacje gromadzone podczas przesyłania zapytań, zamawiania konsultacji lub wycen, subskrybowania aktualizacji lub nawiązywania kontaktu z nami online. Zawiera ona również informacje na temat praw użytkowników oraz sposobów zarządzania danymi osobowymi.

Właściciel i administrator danych

W odniesieniu do danych gromadzonych za pośrednictwem naszej strony internetowej oraz w ramach naszych działań związanych z zasobami ludzkimi i rekrutacją pełnimy funkcję administratora Państwa danych osobowych. Jeśli chodzi o dane przetwarzane w związku ze świadczonymi przez nas usługami wsparcia informatycznego dla naszych klientów, pełnimy funkcję podmiotu przetwarzającego dane osobowe naszych klientów i przetwarzamy te dane wyłącznie w ich imieniu, zgodnie z ich instrukcjami oraz naszymi zobowiązaniami umownymi. 

Gromadzimy dane dotyczące użytkownika w następujących przypadkach:

 

Możemy gromadzić dane osobowe dotyczące użytkownika w następujących przypadkach:

 

• Korzystaj z naszych Usług lub w inny sposób skontaktuj się z nami lub poproś nas o informacje

• Aplikowanie do naszego zespołu

• Podczas odwiedzania naszej Witryny możemy automatycznie gromadzić dane dotyczące przeglądania.

Gromadzone przez nas dane osobowe:

 

• Dane kontaktowe i dane identyfikacyjne: w tym imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres służbowy oraz stanowisko zajmowane w organizacji.

• Dane rozliczeniowe i płatnicze: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, adres rozliczeniowy

• Dane techniczne obejmują adres protokołu internetowego (IP) lub inny identyfikator każdego komputera, urządzenia mobilnego, urządzenia technologicznego lub innego urządzenia, z którego korzystasz w celu uzyskania dostępu do Usługi.

• Dane dotyczące użytkowania: Dane dziennika, takie jak adres protokołu internetowego („IP”) komputera użytkownika, typ przeglądarki, wersja przeglądarki, odwiedzane strony naszej witryny, data i godzina wizyty, czas spędzony na tych stronach oraz inne dane statystyczne.

• Dane dotyczące zatrudnienia, takie jak dane kontaktowe, przebieg zatrudnienia, kwalifikacje zawodowe oraz wszelkie inne informacje zawarte w CV.

• W ramach działań marketingowych może to obejmować Twoje preferencje dotyczące otrzymywania od nas komunikatów marketingowych.

• Usługi wsparcia IT: imię i nazwisko, adres e-mail, treść zgłoszenia, nazwy użytkowników, zrzut ekranu, identyfikator użytkownika, adres IP

• Usługa CRM i zarządzania urządzeniami (RMM): imię i nazwisko, adres e-mail, hasło, nazwy hostów, nazwy użytkowników, adres IP, stan urządzenia. 

• Zabezpieczenia punktów końcowych: nazwy plików, dzienniki aktywności, identyfikatory użytkowników, zdarzenia związane z bezpieczeństwem.

W jaki sposób i dlaczego wykorzystujemy Państwa dane:

 

Wykorzystujemy i gromadzimy dane w różnych celach:

• Świadczenie naszych Usług – Wykonanie umowy 

• Odpowiadanie na pytania dotyczące wsparcia i prośby – działania podjęte na Państwa prośbę przed zawarciem umowy; prawnie uzasadnione interesy (odpowiadanie na zapytania biznesowe) 

• Zbieranie opinii od klientów – uzasadniony interes (poprawa jakości naszych usług i doświadczeń klientów). 

• Zrozumienie, w jaki sposób zoptymalizować naszą stronę internetową, aby zapewnić użytkownikom lepsze wrażenia z korzystania z niej – uzasadnione interesy (ulepszanie naszej strony internetowej i usług); zgoda, w przypadkach wymaganych przez prawo w odniesieniu do nieistotnych plików cookie lub podobnych technologii. 

• Aby kontaktować się z Państwem w celach marketingowych po uzyskaniu Państwa zgody – zgoda (w przypadkach wymaganych przez prawo); prawnie uzasadnione interesy (marketing bezpośredni B2B skierowany do obecnych lub potencjalnych partnerów biznesowych) 

• W celu egzekwowania naszych umów, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych oraz zapobiegania oszustwom lub nadużyciom – uzasadnione interesy (ochrona naszych praw, klientów i działalności); obowiązek prawny, w stosownych przypadkach. 

• W celu rozpatrywania podań o pracę i zapytań dotyczących rekrutacji – działania podejmowane na Państwa wniosek przed zawarciem umowy; uzasadnione interesy (zarządzanie procesem rekrutacji i ocena kandydatów). 

Udostępnianie danych i ich ujawnianie:

 

Możemy udostępniać wszystkie wymienione powyżej kategorie danych osobowych następującym kategoriom podmiotów zewnętrznych i/lub usługodawców:

 

• Podmioty zewnętrzne i/lub dostawcy usług: Możemy udostępniać dane osobowe podmiotom zewnętrznym i/lub dostawcom usług, którzy świadczą dla nas usługi. Na przykład możemy udostępniać dane osobowe dostawcom, aby pomagali nam w hostowaniu i zarządzaniu witryną; dostarczaniu reklam ukierunkowanych i innych działań marketingowych; ulepszaniu treści i funkcjonalności witryny; przeprowadzaniu analiz danych i analiz statystycznych; rozwiązywaniu problemów związanych z witryną; świadczeniu usług przetwarzania płatności i prowadzeniu sklepów internetowych; prowadzeniu działań public relations; dostarczaniu systemów zarządzania nauczaniem; świadczeniu usług poczty elektronicznej; przetwarzaniu danych; oraz zapewnianiu wsparcia lub bezpieczeństwa witryny.

• Urzędnicy państwowi / organy ścigania: będziemy współpracować z organami ścigania i innymi agencjami rządowymi oraz możemy ujawnić dane osobowe: (i) jeśli w dobrej wierze uznamy, że jesteśmy prawnie zobowiązani do ujawnienia tych danych osobowych, (ii) jeśli nasz doradca prawny zaleci nam ujawnienie danych osobowych, lub (iii) gdy będzie to konieczne w celu zidentyfikowania, skontaktowania się lub wszczęcia postępowania prawnego przeciwko osobie, która może wyrządzić lub wyrządza szkodę lub narusza prawa firmy anthill lub jakiejkolwiek innej strony.

• Profesjonalni doradcy: Możemy udostępniać dane osobowe naszym profesjonalnym doradcom, takim jak prawnicy, księgowi, doradcy finansowi i doradcy biznesowi, w ramach pełnienia przez nich funkcji doradców firmy Anthill.

• Inne: Możemy udostępniać dane osobowe stronom trzecim i/lub dostawcom usług, jeżeli użytkownik wyraźnie o to poprosi lub wyrazi na to zgodę, albo w celach, w których użytkownik nam te dane osobowe przekazał, zgodnie z tym, co zostało wskazane w momencie i miejscu ich przekazania (lub co było oczywiste w momencie i miejscu ich przekazania).

Okresy przechowywania:

 

Okresy przechowywania danych ustaliliśmy w oparciu o cel, w jakim przetwarzane są dane osobowe, oraz obowiązujące wymogi prawne i regulacyjne. Na przykład usuwamy dane osobowe, gdy osiągną one zamierzony cel i nie są już potrzebne. Regularnie weryfikujemy gromadzone przez nas dane osobowe (takie jak informacje dotyczące naszych kontaktów biznesowych), aby zapewnić ich dokładność i aktualność oraz uniknąć przechowywania ich dłużej niż to konieczne. 

 

Jeśli chcesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat okresów przechowywania danych, skontaktuj się z nami pod adresem privacy@systemsandsmiles.com.

 

Przelew międzynarodowy

 

W niektórych przypadkach firma System and Smiles może przekazywać lub przechowywać dane osobowe zebrane we współpracy z podmiotami stowarzyszonymi, dostawcami lub witrynami w innych krajach. Będziemy przekazywać dane osobowe wyłącznie w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, w celu realizacji celów określonych w niniejszym dokumencie. W przypadku przekazywania danych osobowych do innego kraju podejmujemy środki administracyjne i techniczne w celu zapewnienia stosowania odpowiednich zabezpieczeń i środków ochrony zgodnie z obowiązującym prawem. W przypadkach, gdy dane osobowe są przekazywane do innych krajów, zapewnimy wdrożenie zabezpieczeń równoważnych z tymi wymaganymi przez obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych.

Bezpieczeństwo danych:

 

Firma System and Smiles posiada odpowiednią politykę bezpieczeństwa informacji, powiązaną z procedurami chroniącymi dane osobowe przed naruszeniem, niewłaściwym wykorzystaniem i utratą. Dbamy o to, by stosować środki techniczne i operacyjne, które wyznaczają standardy ochrony danych naszych klientów.

 

Wdrożyliśmy rygorystyczne protokoły bezpieczeństwa i posiadamy następujące certyfikaty, które gwarantują najwyższy poziom ochrony:

 

• ISO 27001 – międzynarodowa norma dotycząca zarządzania bezpieczeństwem informacji.

 

Pliki cookie

Pliki cookie to pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika w celu gromadzenia standardowych informacji z dzienników internetowych oraz danych dotyczących zachowań odwiedzających. Podczas odwiedzania naszych stron internetowych możemy automatycznie gromadzić informacje o użytkowniku za pomocą plików cookie lub podobnych technologii

 

Twoje prawa:

 

Zgodnie z prawem przysługuje Państwu sześć podstawowych praw w związku z przetwarzaniem danych, które Państwa dotyczą. Zapewniamy, że skontaktujemy się z Państwem bez zbędnej zwłoki (w terminie nieprzekraczającym 30 dni) po złożeniu przez Państwa wniosku dotyczącego wykonania praw przysługujących Państwu jako osobom, których dane dotyczą. Chociaż zdarza się to rzadko, w niektórych przypadkach, ze względów urzędowych lub prawnych, możemy nie być w stanie uwzględnić konkretnego wniosku złożonego przez Państwa w związku z przysługującymi Państwu prawami. 

 

Ponadto, jeśli wniosek jest ewidentnie bezzasadny lub nadmierny, w szczególności ze względu na jego powtarzalny charakter, możemy:

 

• pobierać rozsądną opłatę, uwzględniającą koszty administracyjne związane z udostępnieniem informacji, przekazaniem komunikatu lub podjęciem żądanego działania; lub

 

• odmówić spełnienia tej prośby.

 

W takiej sytuacji poinformujemy Państwa o powodach, dla których uważamy, że Państwa wniosek jest ewidentnie bezzasadny lub ma nadmierny charakter.

 

Jako osoba, której dane dotyczą, masz prawo do: 

 

• zwrócić się z prośbą o dostęp do danych osobowych, które przetwarzamy na Twój temat; 

 

• zwrócić się do nas z prośbą o poprawienie nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych dotyczących Państwa;

 

• zwrócić się z prośbą o usunięcie danych osobowych dotyczących Ciebie; 

 

• wnioskować o nałożenie ograniczeń – tymczasowych lub stałych – na przetwarzanie przez nas niektórych lub wszystkich danych osobowych dotyczących użytkownika; 

 

• zwrócić się z prośbą o przekazanie danych osobowych Państwu lub stronie trzeciej, w przypadku gdy przetwarzamy te dane na podstawie Państwa zgody lub umowy zawartej z Państwem, a przetwarzanie to odbywa się w sposób zautomatyzowany; 

 

• oraz zrezygnować z otrzymywania informacji lub zgłosić sprzeciw wobec wykorzystywania przez nas Twoich danych osobowych, jeżeli takie wykorzystywanie opiera się na Twojej zgodzie lub naszych prawnie uzasadnionych interesach. 

 

Jeśli pojawią się uzasadnione wątpliwości co do Państwa tożsamości, możemy poprosić o dostarczenie dodatkowych informacji niezbędnych do jej potwierdzenia.

Jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw lub masz jakiekolwiek inne pytania dotyczące swoich praw lub niniejszego oświadczenia o ochronie prywatności, skontaktuj się z nami pod adresem privacy@systemsandsmiles.com. Mają Państwo również prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego. Mogą Państwo złożyć skargę do Urzędu Komisarza ds. Informacji lub skorzystać z innych przysługujących Państwu praw wynikających z przepisów o ochronie danych.

 

Informacje na ten temat można znaleźć na stronie internetowej ICO pod adresem ico.org.uk/global/contact-us/. Listę organów nadzorczych można znaleźć pod adresem edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en 

Aktualizacje naszej Polityki prywatności:

 

Od czasu do czasu może zaistnieć konieczność dostosowania treści niniejszej Polityki prywatności. W związku z tym zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania w niej zmian w dowolnym momencie bez uprzedniego powiadomienia. Obowiązuje aktualna wersja opublikowana na naszej stronie internetowej.

•