S&S IT Consultants Ltd.
Politique de confidentialité – juillet 2026

 

System and Smiles s'engage à protéger votre vie privée et à traiter vos données personnelles de manière ouverte et transparente. La présente Politique de confidentialité explique comment System and Smiles collecte, utilise, stocke et protège vos informations personnelles lorsque vous visitez notre site web, demandez des informations sur nos services d'assistance informatique, nous contactez ou interagissez avec nous de toute autre manière via notre site web et les communications associées (collectivement, les « Services »). Cela inclut les informations collectées lorsque vous envoyez des demandes de renseignements, sollicitez des consultations ou des devis, vous abonnez à nos actualités ou interagissez avec nous en ligne. Elle fournit également des informations sur vos droits et sur la manière dont vous pouvez gérer vos données personnelles.

Propriétaire et responsable du traitement des données

En ce qui concerne les données collectées via notre site web et dans le cadre de nos activités de ressources humaines et de recrutement, nous agissons en tant que responsable du traitement de vos données à caractère personnel. En ce qui concerne les données traitées dans le cadre des services d'assistance informatique que nous fournissons à nos clients, nous agissons en tant que sous-traitant des données à caractère personnel de nos clients et traitons ces données uniquement pour leur compte, conformément à leurs instructions et à nos obligations contractuelles. 

Nous collectons des données vous concernant dans les cas suivants :

 

Nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel vous concernant dans les cas suivants :

 

• Utiliser nos services ou nous contacter de quelque manière que ce soit ou nous demander des informations

• Postuler pour rejoindre notre équipe

• Nous pouvons collecter automatiquement des données de navigation lorsque vous visitez notre site.

Données à caractère personnel que nous collectons :

 

• Données de contact et d'identité : notamment votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, l'adresse de votre entreprise et votre fonction au sein de votre organisation.

• Informations de facturation et de paiement : nom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, adresse de facturation

• Les données techniques comprennent l'adresse IP (protocole Internet) ou tout autre identifiant associé à chaque ordinateur, appareil mobile, technologie ou autre appareil que vous utilisez pour accéder au Service.

• Données d'utilisation : données de connexion telles que l'adresse IP (Internet Protocol) de votre ordinateur, le type et la version de votre navigateur, les pages de notre site que vous consultez, la date et l'heure de votre visite, le temps passé sur ces pages, ainsi que d'autres statistiques.

• Données relatives à l'emploi, telles que les coordonnées, le parcours professionnel, les qualifications professionnelles et toute autre information fournie dans le CV.

• Le marketing peut notamment concerner vos préférences quant à la réception de communications marketing de notre part.

• Service d'assistance informatique : nom, e-mail, contenu du ticket, noms d'utilisateur, capture d'écran, identifiant utilisateur, adresse IP

• Service CRM et gestion des appareils (RMM) : nom, e-mail, mot de passe, noms d'hôtes, noms d'utilisateur, adresse IP, état des appareils. 

• Sécurité des terminaux : noms de fichiers, journaux d'activité, identifiants utilisateur, événements de sécurité.

Comment et pourquoi nous utilisons vos données :

 

Nous utilisons et collectons des données à diverses fins :

• Vous fournir nos Services – Exécution d'un contrat 

• Réponse aux demandes d'assistance et aux requêtes – Mesures prises à votre demande avant la conclusion d'un contrat ; intérêts légitimes (réponse aux demandes d'informations commerciales) 

• Recueillir les commentaires des clients – Intérêts légitimes (amélioration de nos services et de l'expérience client). 

• Comprendre comment optimiser notre site web afin d'offrir une meilleure expérience utilisateur – Intérêts légitimes (amélioration de notre site web et de nos services) ; consentement, lorsque la loi l'exige pour les cookies non essentiels ou les technologies similaires. 

• Pour vous contacter à des fins de marketing lorsque nous avons obtenu votre autorisation – Consentement (lorsque la loi l'exige) ; intérêts légitimes (marketing direct B2B auprès de contacts professionnels existants ou potentiels) 

• Pour faire respecter nos accords, faire valoir ou défendre nos droits, et prévenir la fraude ou les abus – Intérêts légitimes (protection de nos droits, de nos clients et de notre activité) ; obligation légale, le cas échéant. 

• Pour traiter les candidatures et les demandes relatives au recrutement – Mesures prises à votre demande avant la conclusion d'un contrat ; intérêts légitimes (gestion du recrutement et évaluation des candidats). 

Partage et divulgation des données :

 

Nous pouvons être amenés à partager toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus avec les catégories suivantes de tiers et/ou de prestataires de services :

 

• Tiers et/ou prestataires de services : Nous pouvons être amenés à partager des données à caractère personnel avec des tiers et/ou des prestataires de services qui nous fournissent des prestations. Par exemple, nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des prestataires afin de nous aider à héberger et à gérer le site ; à proposer des publicités ciblées et d’autres actions marketing ; à améliorer le contenu et les fonctionnalités du site ; à effectuer des analyses de données et des analyses statistiques ; à résoudre les problèmes liés au site ; à fournir des services de traitement des paiements et des boutiques en ligne ; à assurer les relations publiques ; à fournir des systèmes de gestion de l’apprentissage ; à fournir des services de messagerie électronique ; à assurer le traitement des données ; et à assurer la sécurité du site.

• Représentants des pouvoirs publics / forces de l'ordre : nous coopérerons avec les forces de l'ordre et d'autres organismes gouvernementaux, et pourrons divulguer des informations personnelles : (i) si nous estimons de bonne foi que nous sommes légalement tenus de divulguer ces informations personnelles, (ii) si notre conseiller juridique nous recommande de divulguer des informations personnelles, ou (iii) lorsque cela est nécessaire pour identifier, contacter ou intenter une action en justice contre une personne susceptible de causer ou de causer un préjudice à Anthill ou à toute autre partie, ou de porter atteinte à leurs droits légaux.

• Conseillers professionnels : Nous pouvons être amenés à partager des informations personnelles avec nos conseillers professionnels, tels que nos avocats, comptables, conseillers financiers et conseillers d'entreprise, dans le cadre de leur mission de conseil auprès d'Anthill.

• Autres : Nous pouvons partager des informations personnelles avec des tiers et/ou des prestataires de services lorsque vous en faites la demande expresse ou que vous y consentez, ou aux fins pour lesquelles vous nous avez communiqué ces informations personnelles, telles qu’indiquées au moment et à l’occasion de leur communication (ou telles qu’elles ressortaient clairement au moment et à l’occasion de cette communication).

Délais de conservation :

 

Nous avons défini des durées de conservation en fonction de la finalité du traitement des données à caractère personnel et des exigences légales et réglementaires applicables. Par exemple, nous supprimons les données à caractère personnel lorsqu’elles ont rempli leur finalité et ne sont plus nécessaires. Nous procédons régulièrement à un examen des données à caractère personnel que nous collectons (telles que les informations relatives à nos contacts professionnels) afin de nous assurer qu’elles restent exactes et à jour, et qu’elles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. 

 

Si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées sur nos délais de conservation, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse privacy@systemsandsmiles.com.

 

Transfert international

 

Dans certains cas, System and Smiles peut transmettre ou stocker des données à caractère personnel collectées auprès de ses filiales, fournisseurs ou sites situés dans d’autres pays. Nous ne transférerons des données à caractère personnel que dans la mesure autorisée par la législation applicable, afin de poursuivre les finalités énoncées dans le présent document. Lorsque des données à caractère personnel sont transférées vers un autre pays, nous prenons des mesures administratives et techniques pour garantir que des garanties et protections adéquates sont mises en œuvre, conformément à la législation applicable. Dans les cas où des données à caractère personnel sont transmises vers d’autres pays, nous veillerons à ce que des garanties équivalentes à celles requises par les lois applicables en matière de protection des données soient en place.

Sécurité des données :

 

System and Smiles dispose d'une politique de sécurité de l'information adaptée, assortie de procédures visant à protéger les données à caractère personnel contre toute violation, utilisation abusive ou perte. Nous veillons à mettre en place des mesures techniques et opérationnelles qui définissent une norme régissant la manière dont nous protégeons les données de nos clients.

 

Nous avons mis en place des protocoles de sécurité rigoureux et sommes titulaires des certifications suivantes afin de garantir le plus haut niveau de protection :

 

• ISO 27001 – norme internationale relative à la gestion de la sécurité de l'information.

 

Cookies

Les cookies sont des fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur afin de collecter des informations standard de connexion à Internet ainsi que des données sur le comportement des visiteurs. Lorsque vous consultez nos sites Web, nous pouvons recueillir automatiquement des informations vous concernant par le biais de cookies ou de technologies similaires.

 

Vos droits :

 

En vertu de la loi, vous disposez de six droits fondamentaux lorsque des données vous concernant sont traitées. Nous nous engageons à vous répondre sans retard injustifié (dans un délai maximal de 30 jours) lorsque vous nous adressez une demande relative à l’exercice de vos droits en tant que personne concernée. Bien que cela soit rare, il peut arriver, pour des raisons officielles ou juridiques, que nous ne soyons pas en mesure de donner suite à la demande spécifique que vous formulez concernant vos droits. 

 

Par ailleurs, si une demande est manifestement infondée ou abusive, notamment en raison de son caractère répétitif, nous pouvons soit :

 

• percevoir des frais raisonnables tenant compte des coûts administratifs liés à la fourniture des informations ou de la communication, ou à la mise en œuvre de la mesure demandée ; ou

 

• refuser de donner suite à la demande.

 

Dans ce cas, nous vous informerons des raisons pour lesquelles nous estimons que votre demande est manifestement infondée ou excessive.

 

En tant que personne concernée, vous pouvez : 

 

• demander à accéder aux données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet ; 

 

• demander que nous corrigions les données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes ;

 

• demander la suppression des données à caractère personnel vous concernant ; 

 

• demander que le traitement de tout ou partie de vos données à caractère personnel fasse l'objet de restrictions, à titre temporaire ou définitif ; 

 

• demander le transfert de vos données à caractère personnel vers vous-même ou vers un tiers lorsque nous traitons ces données sur la base de votre consentement ou d’un contrat conclu avec vous, et lorsque ce traitement est automatisé ; 

 

• et de retirer votre consentement ou de vous opposer à l'utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel lorsque cette utilisation repose sur votre consentement ou sur nos intérêts légitimes. 

 

Si nous avons des doutes fondés quant à votre identité, nous pouvons vous demander de nous fournir les informations supplémentaires nécessaires pour la confirmer.

Si vous souhaitez exercer vos droits, ou si vous avez toute autre question concernant vos droits ou la présente déclaration de confidentialité, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@systemsandsmiles.com. Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Vous pouvez adresser une réclamation au Commissaire à l’information ou exercer tout autre droit dont vous disposez en vertu de la législation sur la protection des données.

 

Vous trouverez des informations à ce sujet sur le site web de l'ICO à l'adresse suivante : ico.org.uk/global/contact-us/. Vous trouverez une liste des autorités de contrôle à l'adresse suivante : edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en 

Mises à jour de notre politique de confidentialité :

 

Il peut s'avérer nécessaire, de temps à autre, d'adapter le contenu de la présente Politique de confidentialité. Nous nous réservons donc le droit de la modifier à tout moment sans préavis. La version en vigueur publiée sur notre site web s'applique.

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