Introdução ao Dropbox
Está a tentar entender como começar a usar o Dropbox?
Quando usado corretamente, é uma ferramenta poderosa para armazenamento, partilha e colaboração de ficheiros. Mas pode demorar um pouco para se acostumar, se você for novo nisso.
Neste guia, vamos orientá-lo em tudo, desde a abertura da aplicação Dropbox até funcionalidades como sincronização e partilha. Seja para uso pessoal ou profissional, tornar-se-á um especialista em pouco tempo.
Como abrir a aplicação Dropbox para computador
Num Mac, ele é guardado no local onde criou a aplicação durante a instalação. Normalmente, você o encontrará na barra lateral do Finder, em Favoritos.
Num PC com Windows, procure a pasta Dropbox dentro do seu diretório de utilizador (por exemplo, C:\Users\SeuNome\Dropbox) ou nos Favoritos do Explorador de ficheiros.
Criar um atalho
Pode criar um atalho para facilitar a sua vida profissional.
Como criar um atalho para o Dropbox num Mac
- No seu Mac, aceda à localização da pasta Dropbox. Para isso, clique no Finder e localize a pasta Dropbox no menu da barra lateral.
- Clique com o botão direito do rato na pasta Dropbox (ou em qualquer pasta da sua conta Dropbox para a qual deseja criar um atalho).
- Clique em Criar alias.
- O seu atalho aparecerá com «alias» anexado ao nome do ficheiro.
- Em seguida, pode mover este atalho para o local que desejar. Por exemplo, arraste-o para o Dock, para o ambiente de trabalho ou para os Favoritos na barra lateral do Finder.
Como criar um atalho para o Dropbox num PC
- Localize o Dropbox (ou a pasta dentro do Dropbox para a qual deseja criar um atalho) no seu PC.
- Mantenha pressionada a tecla Alt no teclado. Este ponto é importante: se não mantiver a tecla Alt pressionada, o Windows exibirá as palavras «Mover para a área de trabalho» e moverá toda a pasta ou ficheiro, em vez de simplesmente criar um link.
- Com a tecla Alt pressionada, arraste e solte o ficheiro ou pasta do Dropbox na sua área de trabalho.
- As palavras «Criar ligação no ambiente de trabalho» serão exibidas. Solte o botão do rato para criar a ligação. Agora, pode arrastar este atalho da pasta para a barra de tarefas ou mantê-lo no ambiente de trabalho para facilitar o acesso.
Configurar a autenticação de dois fatores (2FA) para o Dropbox
A autenticação de dois fatores (2FA) adiciona um nível extra de segurança à sua conta, além da sua palavra-passe. Ao enviar um código de login exclusivo, o Dropbox garante que a sua conta esteja segura e protegida — acessível apenas a si.
Veja como adicionar a autenticação de dois fatores (2FA) à sua conta do Dropbox:
- Inicie sessão na sua conta no site do Dropbox e clique no seu avatar (canto superior direito).
- Vá para Configurações
- Selecione Segurança.
- Ative a opção Verificação em duas etapas.
- Clique em Começar.
- Quando solicitado, introduza a sua palavra-passe.
- Escolha Mensagens de texto para entrega do código.
- Insira o seu número de telemóvel.
- Clique em Avançar.
- Em seguida, receberá um código por SMS para introduzir.
- Em seguida, será apresentado um conjunto de códigos de segurança de uso único. Estes códigos destinam-se ao acesso de emergência à sua conta. Guarde estes códigos para referência futura — pode tirar uma captura de ecrã ou uma fotografia.
- Pronto! A sua conta está segura e a autenticação de dois fatores está configurada.
Como guardar no Dropbox
Para guardar ficheiros no Dropbox, basta arrastá-los e soltá-los da sua área de trabalho ou de outros locais do computador para a sua pasta do Dropbox.
Como alternativa, use a opção «Guardar como» na maioria das aplicações e selecione a sua pasta do Dropbox. Os ficheiros guardados aqui são sincronizados automaticamente com o Dropbox.
Como partilhar um ficheiro ou pasta no Dropbox
Você pode partilhar ficheiros ou pastas no Dropbox facilmente e pode até partilhar com pessoas que não têm uma conta no Dropbox. Veja como:
- Inicie sessão no Dropbox.
- Passe o cursor sobre o ficheiro ou pasta que deseja partilhar.
- Clique em Partilhar.
- Clique em Adicionar pessoas.
- Insira o e-mail, nome ou grupo do(s) destinatário(s) e selecione-os na lista.
- Escolha Pode editar ou Pode visualizar com base no nível de acesso que deseja conceder. Também pode adicionar uma nota opcional.
- Clique em Partilhar ficheiro ou Partilhar pasta.
Dica: Certifique-se de que os dados da sua empresa sejam sempre guardados em pastas do Dropbox, em vez de localmente no seu Mac ou PC, para mantê-los armazenados e partilhados com a sua equipa.
Sincronização no Dropbox
Quando sincronizas no Dropbox, ele coordena as tuas pastas e documentos em todos os teus dispositivos. Isso significa que uma atualização no Dropbox do teu PC corresponde ao que vês no teu aplicativo móvel, iPad ou em qualquer lugar em que estejas conectado à tua conta do Dropbox.
Quando se trata de sincronização, o Dropbox oferece duas opções: Sincronização inteligente e Sincronização seletiva.
Sincronização inteligente
O Smart Sync transfere automaticamente os ficheiros não utilizados para o modo apenas online após alguns meses e define os novos ficheiros como apenas online por predefinição.
Para ativar o Smart Sync:
- Abrir Dropbox
- Clique no seu avatar (foto de perfil ou iniciais).
- Clique em Preferências.
- Clique em Sincronizar.
- Ative a configuração «Poupar espaço no disco rígido automaticamente».
Sincronização seletiva
Com a Sincronização Seletiva, pode escolher quais pastas deseja manter no seu dispositivo e quais permanecerão armazenadas no Dropbox.
Veja como pode usar a Sincronização Seletiva para o Dropbox no Windows:
- Abra a aplicação Dropbox.
- Clique no seu avatar (foto de perfil ou iniciais) no canto superior direito.
- Selecione Preferências.
- Vá para o separador Sincronizar.
- Clique em Modificar em Sincronização seletiva.
- Selecione as pastas que deseja guardar no seu disco rígido e desmarque as que deseja remover.
- Clique em Atualizar.
Veja como pode utilizar o Sincronização seletiva para o Dropbox em um Mac:
- Abra o Dropbox.
- Selecione Preferências na barra de ferramentas superior.
- Clique no seu avatar
- Selecione Preferências.
- Vá para o separador Sincronizar.
- Clique em Modificar em Selecionar pastas para sincronizar com este Mac.
- Marque as pastas que deseja guardar no seu disco rígido e desmarque as que não deseja.
- Clique em Atualizar.
Como atualizar o Dropbox
Para garantir que tem acesso a todas as funcionalidades mais recentes da plataforma e que a sua aplicação está a funcionar corretamente, atualize-a regularmente.
A aplicação para computador é atualizada automaticamente, mas também pode atualizá-la manualmente visitando a página de downloads do Dropbox ou a página de instalação para Linux.
Pode usar o Dropbox para o seu negócio?
Você pode usar o o Dropbox para o seu negócio, pois é ótimo para empresas de todos os tamanhos, oferecendo diferentes planos e níveis de suporte.
As funcionalidades favoráveis aos negócios incluem:
- Recursos avançados de armazenamento e organização (começando com 9 TB de armazenamento partilhado) para que os membros da equipa possam salvar arquivos e colaborar em documentos com facilidade.
- Ferramentas multimédia, tais como gravações.
- Fluxos de trabalho de assinatura eletrónica integrados para solicitar assinaturas ilimitadas em todos os dispositivos e utilizar diferentes modelos.
- Configurações personalizáveis da equipa.
- Relatórios de atividades da equipa para obter informações sobre a produtividade.
Considerações finais
O Dropbox é uma ferramenta prática que simplifica a gestão de ficheiros para necessidades pessoais e empresariais. Para facilitar a organização, o Dropbox oferece sincronização perfeita, partilha segura e funcionalidades avançadas, como 2FA. Ele foi projetado para mantê-lo organizado, com segurança e facilidade.
Seguindo as dicas deste artigo, você estará a usá-lo como um profissional em pouco tempo.
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Foto em destaque por appshunter.io no Unsplash