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Da decolagem ao pouso: como os serviços de TI impulsionam o sucesso cultural de uma startup
Os serviços de tecnologia integrados são a arma secreta das startups para construir uma cultura feliz. Na Parte 1 da nossa série de três partes sobre os ciclos de vida críticos de TI das startups, revelamos como a TI pode criar «vitórias» para as pessoas ao longo da jornada dos funcionários. Desde a integração dos funcionários de uma startup até à gestão de dispositivos e suporte de TI, experiências de TI suaves e eficientes transmitem mensagens poderosas e positivas sobre a sua cultura.
Seja no planeamento da evolução do seu pessoal, do seu negócio ou dos seus dispositivos e software, os ciclos de vida estão no centro do que fazemos na S&S.
A vida é uma viagem, não um destino. Por mais estranho que possa parecer, a primeira vez que ouvi isso foi numa música do Aerosmith (embora nunca tenha gostado da banda), mas a frase é, na verdade, atribuída a Ralph Waldo Emerson. Algumas ideias parecem tão identificáveis e verdadeiras que se tornam parte da cultura de uma forma que torna difícil saber quando e onde se originaram. É como se sempre tivessem existido. Aqui.
As startups em crescimento e as pequenas empresas compreendem este mantra melhor do que ninguém. Não há praticamente nenhuma hora do dia em que os fundadores não pensem nos seus negócios e em como sobreviver à rotina, atingir o próximo marco e fechar aquele grande negócio.
É claro que a vida é uma jornada e essa verdade universal aplica-se à maioria das coisas — é isso que a torna uma verdade universal. Tudo tem um começo e um fim. O meio-termo é onde você existe e, com sorte, cresce.
As diferentes mudanças que ocorrem do início ao fim são o que chamamos de ciclo de vida. Seja no planeamento da evolução do seu pessoal, do seu negócio ou dos seus dispositivos e software, os ciclos de vida estão no centro do que fazemos na S&S.
As startups certamente têm ciclos de vida e os funcionários têm as suas próprias jornadas dentro delas. É aí que entramos. Desde o momento em que alguém entra para uma empresa, à medida que aprende novas competências e faz a transição para cargos mais seniores, até ao momento em que está pronto para sair, o seu fornecedor de TI desempenha um papel essencial na experiência do funcionário.
Na S&S, estamos bem cientes dessa responsabilidade e assumimos esse compromisso. Nós nos vemos como uma companhia aérea dos sonhos, que visa tornar a viagem dos seus funcionários o mais tranquila e confortável possível.
Bem-vindo a bordo da S&S Airlines
À medida que um novo contratado percorre a sua jornada como funcionário até à sua eventual saída da sua organização, a sua experiência será moldada pela cultura da empresa, pelo ambiente tecnológico e pelo ambiente de trabalho.
O nosso foco principal é sempre a experiência dos funcionários. Seja você uma startup tecnológica em Dublin ou uma agência criativa em Manchester, três ambientes básicos compõem a experiência de cada funcionário. À medida que um novo contratado percorre a sua jornada como funcionário até à sua eventual saída da sua organização, a sua experiência será moldada pela cultura da empresa, ambiente tecnológico e ambiente de trabalho.
Ajudamos as organizações a serem ótimos locais para se trabalhar, aproveitando o nosso conhecimento sobre como a tecnologia pode atender às necessidades da sua equipa. Mas enquanto a maioria das empresas de TI é reativa – elas dão aos clientes o que eles pedem –, o nosso objetivo é fornecer serviços antecipados em todos os momentos, ou seja, fornecer os serviços de que eles precisam, antes mesmo que alguém os solicite. Imagine receber um travesseiro e um cobertor no avião antes mesmo de perceber que está exausto.
O nosso principal processo de serviços na S&S é denominado Joiners, Movers and Leavers (JML). Aqui está um resumo de como funciona na prática para um funcionário:
Marceneiro (integração)
Ao ingressar na empresa em outubro de 2022 como engenheira de DevOps, Pamela é integrada à equipa. O seu equipamento, acesso e aplicações são pré-determinados com base na sua função e configurados para estarem prontos no primeiro dia.
Movimentador (transição)
Em setembro de 2023, Pamela passou a ocupar o cargo de engenheira de nuvem. Ela não precisa mais acessar determinadas infraestruturas ou ferramentas, mas precisa acessar recursos de nuvem. As suas permissões de acesso são atualizadas automaticamente para refletir as responsabilidades do seu novo cargo e o seu computador portátil é atualizado para um modelo mais potente. O computador antigo é apagado e armazenado para posterior reatribuição a outro funcionário.
Saída (desligamento)
Em janeiro de 2025, Pamela decide deixar a empresa para abrir o seu próprio negócio. A data de saída está definida e o seu acesso será revogado no final do seu último dia de trabalho.
Todos os privilégios de acesso de Pamela são automaticamente removidos, garantindo a segurança e a conformidade após a sua saída. O equipamento é apagado e oferecido a Pamela.
Parece bastante fácil, não é? Vamos colocar os nossos chapéus de capitão para analisar mais de perto cada um destes cenários e os seus desafios. Apertem os cintos.
Decolagem (Juntadores)
Queremos que os novos colaboradores estejam prontos para começar a trabalhar desde o primeiro dia. Sem obstáculos na pista, mas com um início tranquilo na sua jornada com a sua empresa. Isso contribui para a construção da cultura. A maneira mais fácil de fazer isso? Planejamento. Como empresa contratante, criar um protocolo para cada cenário possível com os colaboradores tornará todo o processo muito mais tranquilo.
Com base na função, de que equipamento, acesso e aplicações o novo colaborador necessitará? Precisará de formação? Estas são algumas perguntas que precisam de ser respondidas e partilhadas com o seu fornecedor de TI muito antes de o novo colaborador entrar pela porta. Não na véspera.
Quando está a caminho do aeroporto, está a pensar em todos os líquidos que precisa levar, pensando no que deve colocar no saco plástico. Mas não se trata apenas de passar tudo pela segurança, antes disso, precisa perguntar-se o que vai precisar no avião e durante as suas férias.
Uma experiência de check-in sistemática não abrange apenas toda a logística do kit de que um funcionário precisa, mas também considera a sua permanência na empresa a longo prazo. É altamente recomendável ter ferramentas como um organograma de TI (um inventário de aplicações e ferramentas utilizadas em toda a empresa e quem é o proprietário de cada uma). Pense nisso como assistir ao assistente de voo a apresentar as instruções de segurança.
E lembre-se: a experiência do check-in definirá o tom para o resto da jornada do funcionário na sua empresa. Vários estudos afirmam que isso ajuda até mesmo na retenção e no recrutamento de funcionários.
Você sabe que horas são. Por favor, desligue todos os seus dispositivos eletrónicos (buuu!) e aperte o cinto de segurança. Estamos prontos para a decolagem. Vamos lá!
A bordo (Movers)
Hoje é o seu dia de sorte! Parabéns, foi promovido para a primeira classe. Em vez de ter de pagar por uma sanduíche de má qualidade, terá champanhe e cozinha francesa.
No entanto, num cenário empresarial, ser promovido não se resume apenas às vantagens adicionais que se obtém. Isso implica mais responsabilidade, maior acesso e, muitas vezes, computadores diferentes. Pode até significar uma nova localização!
Uma mudança é essencialmente uma alteração no estatuto do funcionário dentro da empresa, incluindo promoções, mas também outros cenários, como licenças prolongadas (maternidade, por exemplo). Seja qual for a mudança, o nosso trabalho é gerir essa transição.
Como a pessoa está a fazer a transição dentro da mesma empresa, muitas vezes as pessoas não compreendem que uma mudança de função pode ser tão exigente em termos operacionais quanto uma contratação ou uma saída. Elas não percebem que não é a mesma coisa ter o Bob na área de Operações do que tê-lo na área de RH.
Touchdown (Leavers)
Recuperar o kit é metade da batalha para os Leavers, especialmente se estiverem longe, mas falaremos mais sobre isso na parte 2 desta série.
Há duas maneiras de sair de uma empresa: a maneira suave e a maneira difícil.
No primeiro caso, o acesso das pessoas é removido e elas devolvem o computador à empresa, que pode decidir apagá-lo e oferecê-lo como parte de uma despedida calorosa. Pronto, está feito!
Na opção menos tranquila, por qualquer motivo, as coisas não deram certo e o funcionário é bloqueado sem aviso prévio. A situação fica complicada.
A nossa função aqui é cuidar da segurança e conformidade da empresa. Ninguém pode sair da empresa com acesso a informações confidenciais, dados sigilosos ou hardware que pertença à empresa.
Traçando o seu percurso
A delegação é algo com que a maioria das pessoas tem dificuldade, mas passar tarefas para outras pessoas, como funcionários ou prestadores de serviços, libera tempo para trabalhos mais importantes.
Todos falam sobre IA e o seu potencial para automatizar processos, mas se não tiver processos manuais bem mapeados desde o início, corre o risco de usar a IA apenas para criar mais confusão mais rapidamente.
O método «Eliminar, Delegar, Automatizar» é uma forma fundamental como nós, na S&S, abordamos o processo e o design de TI, de modo que abrange todo o ciclo de vida do trabalho (pessoas, dispositivos e software).
Começa com honestidade: o que é realmente essencial? Depois de saber isso, pode remover todas as tarefas desnecessárias que não contribuem para os seus objetivos principais. Isso é Eliminação, caso tenha adormecido.
A delegação é algo com que a maioria das pessoas tem dificuldade, mas passar tarefas para outras pessoas, como funcionários ou prestadores de serviços, libera tempo para trabalhos mais importantes.
Usar tecnologia para automatizar tarefas repetitivas ou demoradas (automação) está na moda atualmente. Isso traz seus próprios desafios, mas, quando feito da maneira certa, economiza muito tempo e garante consistência e uma experiência de alta qualidade para os funcionários, colocando as coisas efetivamente no piloto automático.
Gerir o ciclo de vida da sua equipa pode ser uma tarefa difícil, especialmente agora que tantas empresas estão a contratar em todo o mundo e a permitir que os seus funcionários trabalhem remotamente.
A S&S pode ajudar com a estratégia e o mapeamento de processos, usando a sua posição atual como ponto de partida para definir onde você quer chegar.
Marque uma chamada gratuita de 30 minutos a 1 hora com a Systems & Smiles e vamos conversar sobre como podemos apoiar a jornada dos seus funcionários na sua empresa.
