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Da descolagem à aterragem: Como os serviços de TI impulsionam o voo de uma startup para o sucesso cultural
Os serviços tecnológicos sem falhas são a arma secreta de uma empresa em fase de arranque para criar uma cultura feliz. Na Parte 1 da nossa série de 3 partes sobre os ciclos de vida críticos de TI de uma empresa em fase de arranque, revelamos como as TI podem criar "ganhos" para as pessoas ao longo do percurso dos funcionários. Desde a integração de um funcionário numa empresa em fase de arranque até à gestão de dispositivos e ao suporte de TI, as experiências de TI suaves e eficientes são uma declaração poderosa e positiva sobre a sua cultura.
Quer se trate de planear a evolução do seu pessoal, da sua empresa ou dos seus dispositivos e software, os ciclos de vida estão no centro do que fazemos na S&S.
A vida é uma viagem, não um destino. Por mais estranho que possa parecer, a primeira vez que ouvi isto foi numa canção dos Aerosmith (mas nunca gostei da banda), mas o ditado é de facto atribuído a Ralph Waldo Emerson. Algumas ideias soam tão relacionáveis e verdadeiras que se tornam parte da cultura de uma forma que torna difícil saber quando e onde tiveram origem. É como se estivessem sempre lá. Aqui.
As empresas em crescimento e as pequenas empresas compreendem este mantra melhor do que ninguém. Não há praticamente nenhuma hora em que os fundadores não pensem no seu negócio e em como sobreviver ao trabalho, atingir o próximo marco e conseguir aquele grande negócio.
É claro que a vida é uma viagem e esta verdade universal aplica-se à maioria das coisas - é isso que faz dela uma verdade universal. Tudo tem um princípio e um fim. O meio é onde existimos e, esperamos, crescemos.
As diferentes mudanças que ocorrem do início ao fim são o que chamamos de ciclo de vida. Quer se trate de planear a evolução do seu pessoal, da sua empresa ou dos seus dispositivos e software, os ciclos de vida estão no centro do que fazemos na S&S.
As empresas em fase de arranque têm certamente ciclos de vida e os empregados têm os seus próprios percursos dentro delas. É aqui que nós entramos. Desde o momento em que alguém entra numa empresa, à medida que aprende novas competências e faz a transição para funções mais sénior, até ao momento em que está pronto para sair, o seu fornecedor de TI desempenha um papel essencial na experiência do funcionário.
Na S&S, estamos bem conscientes desta responsabilidade e assumimo-la. Consideramo-nos como uma companhia aérea de sonho que pretende tornar a viagem dos seus empregados o mais suave e confortável possível.
Bem-vindo a bordo da S&S Airlines
À medida que um novo contratado percorre o seu percurso de trabalhador até à sua eventual saída da sua organização, a sua experiência será moldada pela cultura da empresa, pelo ambiente tecnológico e pelo ambiente de trabalho.
O nosso principal objetivo é sempre a experiência do colaborador. Quer se trate de uma startup de tecnologia em Dublin ou uma agência criativa em Manchester, há três ambientes básicos que constituem a experiência de cada colaborador. À medida que um novo empregado percorre o seu percurso até à sua eventual saída da sua organização, a sua experiência será moldada pela cultura da empresa, ambiente tecnológico, e ambiente do local de trabalho.
Ajudamos as organizações a serem excelentes locais para trabalhar, tirando partido da nossa compreensão de como a tecnologia pode ajudar as necessidades da sua equipa. Mas enquanto a maioria das empresas de TI são reactivas - dão aos clientes o que eles pediram -, o nosso objetivo é fornecer sempre serviços de antecipação, ou seja, fornecer-lhes os serviços de que necessitam, antes mesmo de alguém os pedir. Imagine que recebe uma almofada e um cobertor no avião antes de se aperceber que está exausto.
O nosso processo de serviço principal na S&S chama-se Entradas, Mudanças e Saídas (JML). Eis uma pequena amostra de como funciona na prática para um trabalhador:
Joiner (integração)
Ao entrar para a empresa em outubro de 2022 como engenheira DevOps, Pamela é integrada na equipa. O seu equipamento, acesso e aplicações são pré-determinados com base na sua função e configurados para o primeiro dia.
Mover (transição)
Em setembro de 2023, a Pamela transitou para uma função de engenheira de nuvens. Ela não precisa mais de acesso a determinadas infraestruturas ou ferramentas, mas precisa de acesso a recursos de nuvem. As permissões de acesso dela são atualizadas automaticamente para refletir as responsabilidades da nova função e o seu portátil é atualizado para um modelo mais potente. O computador antigo é apagado e armazenado para posterior reatribuição a outro funcionário.
Despedimento (offboarding)
Em janeiro de 2025, Pamela decide deixar a empresa para iniciar o seu próprio negócio. A data de saída é fixada e a revogação do seu acesso está prevista para o final do seu último dia.
Todos os privilégios de acesso de Pamela são automaticamente removidos, garantindo a segurança e a conformidade aquando da sua partida. O equipamento é apagado e entregue a Pamela.
Parece bastante fácil, não? Vamos colocar os nossos chapéus de capitão para analisar mais de perto cada um destes cenários e os seus desafios. Apertem os cintos.
Descolagem (Joiners)
Queremos que os aderentes estejam prontos para descolar desde o primeiro dia. Sem sobressaltos na pista, mas com um lançamento suave para o seu percurso na sua empresa. É um construtor de cultura. A forma mais fácil de o fazer? Planeamento. Enquanto empresa contratante, a criação de um protocolo para cada um dos cenários possíveis dos trabalhadores tornará todo o processo muito mais fácil.
Com base na função, de que equipamento, acesso e aplicações necessitará o marceneiro? Necessita de formação? Estas são algumas perguntas que devem ser respondidas e partilhadas com o seu fornecedor de TI muito antes de o Joiner entrar pela porta. Não no dia anterior.
Quando está a caminho do aeroporto, está a localizar todos os seus líquidos na sua cabeça, a pensar no que tem de ir no saco de plástico. Mas não se trata apenas de passar tudo pela segurança, antes disso, é preciso perguntar a si próprio o que vai precisar no avião e durante as férias.
Uma experiência de check-in sistemática não só abrange toda a logística do kit de que um funcionário necessita, como também tem em conta a sua permanência na empresa a longo prazo. É altamente recomendável dispor de ferramentas como um organograma de TI (um inventário das aplicações e ferramentas utilizadas em toda a empresa e a quem pertence o quê). Pense nisto como ver o assistente de voo a apresentar as instruções de segurança.
E não se esqueça: a experiência de check-in dará o tom para o resto do percurso do empregado na sua empresa. Vários estudos dizem que até ajuda na retenção e no recrutamento de funcionários.
Sabem que horas são. Por favor, desliguem todos os vossos aparelhos electrónicos (boooo!) e apertem o cinto de segurança, estamos prontos para descolar. Vamos lá!
A bordo (Movers)
Hoje é o seu dia de sorte! Parabéns, subiste de classe. Em vez de ter de pagar por uma sanduíche de má qualidade, tem direito a champanhe e cozinha francesa.
No entanto, numa empresa, ser promovido não tem só a ver com as coisas bonitas que se recebem. Vem com mais responsabilidade, maior acesso e, muitas vezes, computadores diferentes. Pode até significar uma nova localização!
Um Mover é essencialmente uma mudança de estado do empregado dentro da empresa, por isso inclui promoções, mas também outros cenários como licença prolongada (maternidade, por exemplo). Qualquer que seja a mudança, a nossa função é gerir esta transição.
Uma vez que a pessoa está a transitar dentro da mesma empresa, muitas vezes as pessoas não compreendem que uma mudança de função pode ser tão exigente do ponto de vista operacional como uma entrada ou uma saída. Não se apercebem do facto de que não é a mesma coisa ter o Bob nas Operações do que tê-lo nos RH.
Touchdown (Leavers)
Recuperar o kit é meio caminho andado para os que abandonam o país, especialmente se forem remotos, mas mais sobre isso na parte 2 desta série.
Há duas maneiras de sair de uma empresa: a mais fácil e a mais difícil.
No primeiro caso, o acesso das pessoas é removido e elas devolvem o computador à empresa, que pode decidir apagá-lo e oferecê-lo como parte de uma despedida carinhosa. Bum, pronto!
Na opção menos tranquila, por qualquer razão, as coisas não correm bem e o empregado é bloqueado sem aviso prévio. As coisas complicam-se.
A nossa função aqui é cuidar da segurança e da conformidade da empresa. Ninguém pode sair da empresa com acesso proprietário, informações sensíveis ou hardware que seja propriedade da empresa.
Mapear o seu percurso
A delegação é algo com que a maioria das pessoas tem dificuldade em lidar, mas o facto de passar tarefas a outros, como empregados ou contratantes, liberta tempo para trabalhos mais importantes.
Toda a gente fala de IA e do seu potencial para automatizar processos, mas se não tivermos processos manuais bem planeados desde o início, arriscamo-nos a utilizar a IA para criar mais estragos mais rapidamente.
O método "Eliminar, Delegar, Automatizar" é uma forma fundamental de a S&S abordar a conceção de processos e de TI, de modo a abranger todo o ciclo de vida do trabalho (pessoas, dispositivos e software).
Começa com honestidade: o que é realmente essencial? Depois de saber isso, pode eliminar todas as tarefas desnecessárias que não contribuem para os seus objectivos principais. Isto é a eliminação, caso tenha estado a dormir.
A delegação é algo com que a maioria das pessoas tem dificuldade em lidar, mas o facto de passar tarefas a outros, como empregados ou contratantes, liberta tempo para trabalhos mais importantes.
A utilização da tecnologia para automatizar tarefas repetitivas ou demoradas (automatização) está na moda neste momento. Tem os seus próprios desafios, mas se for bem feita, poupa imenso tempo e garante consistência e uma experiência de alta qualidade aos empregados, colocando efetivamente as coisas em piloto automático.
Gerir o ciclo de vida do seu pessoal pode ser assustador, especialmente agora que tantas empresas estão a contratar em todo o mundo e a permitir que os seus colaboradores trabalhem remotamente.
A S&S pode ajudar com a estratégia e o mapeamento dos processos, utilizando o ponto de partida para definir onde quer chegar.
Marque uma chamada gratuita de 30 minutos a 1 hora com a Systems & Smiles e vamos falar sobre como podemos apoiar o percurso dos seus colaboradores na sua empresa.
