Pierwsze kroki z Dropbox

Zastanawiasz się, jak zacząć korzystać z Dropboxa?

Prawidłowo używany, jest potężnym narzędziem do przechowywania, udostępniania i współpracy nad plikami. Jednak jeśli dopiero zaczynasz z nim pracę, może wymagać trochę przyzwyczajenia.

W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez wszystko, od otwierania aplikacji Dropbox po funkcje takie jak synchronizacja i udostępnianie. Niezależnie od tego, czy używasz go do celów osobistych, czy zawodowych, szybko staniesz się ekspertem.

Jak otworzyć aplikację Dropbox na komputerze

Na Macu jest ona zapisana tam, gdzie utworzyłeś aplikację podczas instalacji. Zazwyczaj znajdziesz ją na pasku bocznym Findera w sekcji Ulubione. 

Na komputerze z systemem Windows znajdź folder Dropbox w katalogu użytkownika (np. C:\Users\TwojaNazwa\Dropbox) lub w Ulubionych Eksploratora plików.

Tworzenie skrótu

Możesz utworzyć skrót, aby ułatwić sobie pracę.

Jak utworzyć skrót do Dropboxa na Macu

1. Na Macu przejdź do lokalizacji folderu Dropbox. Możesz go znaleźć, klikając Finder i lokalizując folder Dropbox w menu paska bocznego.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder Dropbox (lub dowolny folder w Twoim koncie Dropbox, dla którego chcesz utworzyć skrót). 
3. Kliknij Utwórz alias.
4. Twój skrót pojawi się z dopiskiem „alias” do nazwy pliku.
5. Następnie możesz przenieść ten skrót w wybrane miejsce. Na przykład, przeciągnij go do Docka, na pulpit lub do Ulubionych na pasku bocznym Findera.

Jak utworzyć skrót do Dropboxa na komputerze PC

1. Znajdź Dropboxa (lub folder w Dropboxie, do którego chcesz utworzyć skrót) na swoim komputerze PC.
2. Przytrzymaj klawisz Alt na klawiaturze. Ten punkt jest ważny: jeśli nie przytrzymasz klawisza Alt, system Windows wyświetli komunikat „Przenieś na pulpit” i przeniesie cały folder lub plik, zamiast po prostu utworzyć link.
3. Trzymając wciśnięty klawisz Alt, przeciągnij plik lub folder Dropbox na pulpit. 
4. Pojawi się komunikat „Utwórz link na pulpicie”. Zwolnij przycisk myszy, aby utworzyć link. Możesz teraz przeciągnąć ten skrót folderu na pasek zadań lub zachować go na pulpicie dla łatwego dostępu.

Skonfiguruj uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) dla Dropboxa

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) dodaje dodatkową warstwę bezpieczeństwa do Twojego konta, oprócz hasła. Wysyłając Ci unikalny kod logowania, Dropbox zapewnia, że Twoje konto jest bezpieczne i dostępne tylko dla Ciebie.

Oto jak dodać 2FA do swojego konta Dropbox:

1. Zaloguj się do swojego konta na stronie Dropbox i kliknij swój awatar (prawy górny róg).
2. Przejdź do Ustawień 
3. Wybierz Bezpieczeństwo.
4. Przełącz opcję Weryfikacja dwuetapowa na Włączone.
5. Kliknij Rozpocznij.
6. Po wyświetleniu monitu wprowadź swoje hasło.
7. Wybierz Wiadomości tekstowe jako metodę dostarczania kodu.
8. Wprowadź swój numer telefonu komórkowego.
9. Kliknij Dalej. 
10. Następnie otrzymasz kod SMS do wprowadzenia.
11. Następnie wyświetlony zostanie zestaw jednorazowych kodów zapasowych. Służą one do awaryjnego dostępu do Twojego konta. Zapisz te kody na przyszłość — możesz zrobić zrzut ekranu lub zdjęcie. 
12. Gotowe! Twoje konto jest bezpieczne, a 2FA skonfigurowane.

Jak zapisywać pliki w Dropboxie

Aby zapisać pliki w Dropboxie, po prostu przeciągnij je z pulpitu lub innych lokalizacji na komputerze do folderu Dropbox. 

Alternatywnie, użyj opcji „Zapisz jako” w większości aplikacji i wybierz folder Dropbox. Pliki zapisane w ten sposób automatycznie synchronizują się z Dropboxem.

Jak udostępnić plik lub folder w Dropboxie

Możesz łatwo udostępniać pliki lub foldery w Dropboxie, a nawet osobom, które nie mają konta Dropbox. Oto jak to zrobić:

1. Zaloguj się do Dropboxa.
2. Najedź kursorem na plik lub folder, który chcesz udostępnić.
3. Kliknij „Udostępnij”.
4. Kliknij „Dodaj osoby”.
5. Wprowadź adres e-mail, imię i nazwisko lub grupę odbiorcy(ów) i wybierz ich z listy.
6. Wybierz „Może edytować” lub „Może wyświetlać” w zależności od poziomu dostępu, jaki chcesz nadać. Możesz również dodać opcjonalną notatkę.
7. Kliknij „Udostępnij plik” lub „Udostępnij folder”.

Wskazówka: Upewnij się, że dane Twojej firmy są zawsze zapisywane w folderach Dropbox, a nie lokalnie na komputerze Mac lub PC, aby były zawsze zarchiwizowane i udostępniane zespołowi.

Synchronizacja w Dropboxie

Gdy synchronizujesz dane w Dropboxie, koordynuje on Twoje foldery i dokumenty na wszystkich Twoich urządzeniach. Oznacza to, że aktualizacja Dropboxa na komputerze PC odpowiada temu, co widzisz w aplikacji mobilnej, na iPadzie lub wszędzie tam, gdzie jesteś zalogowany na swoje konto Dropbox.

Jeśli chodzi o synchronizację, Dropbox oferuje dwie opcje: Smart Sync i Selective Sync.

Smart Sync

Smart Sync automatycznie przenosi nieużywane pliki do trybu tylko online po kilku miesiącach i domyślnie ustawia nowe pliki jako tylko online. 

Aby włączyć Smart Sync:

1. Otwórz Dropbox 
2. Kliknij swój awatar (zdjęcie profilowe lub inicjały).
3. Kliknij „Preferencje”.
4. Kliknij „Synchronizacja”.
5. Włącz ustawienie „Automatycznie oszczędzaj miejsce na dysku twardym”.

Selective Sync

Dzięki Selective Sync możesz wybrać, które foldery chcesz przechowywać na swoim urządzeniu, a które pozostaną przechowywane w Dropboxie.

Oto jak możesz używać funkcji wybiórczej synchronizacji (Selective Sync) dla Dropboxa na Windowsie:

1. Otwórz aplikację Dropbox.
2. Kliknij swój awatar (zdjęcie profilowe lub inicjały) w prawym górnym rogu.
3. Wybierz Preferencje.
4. Przejdź do zakładki Synchronizacja.
5. Kliknij Modyfikuj pod opcją Synchronizacja selektywna.
6. Zaznacz foldery, które chcesz zapisać na dysku twardym, i odznacz te, które chcesz usunąć.
7. Kliknij Aktualizuj.

Oto jak możesz używać wybiórczej synchronizacji (Selective Sync) dla Dropboxa na Macu:

1. Otwórz Dropboxa.
2. Wybierz Preferencje na górnym pasku narzędzi.
3. Kliknij swój awatar 
4. Wybierz Preferencje.
5. Przejdź do zakładki Synchronizacja.
6. Kliknij Modyfikuj pod opcją Wybierz foldery do synchronizacji z tym Makiem.
7. Zaznacz foldery, które chcesz zapisać na dysku twardym, i odznacz te, których nie chcesz.
8. Kliknij Aktualizuj.

Jak zaktualizować Dropboxa

Aby mieć dostęp do wszystkich najnowszych funkcji platformy i zapewnić prawidłowe działanie aplikacji, aktualizuj ją regularnie.

Aplikacja komputerowa aktualizuje się automatycznie, ale możesz ją również zaktualizować ręcznie, odwiedzając stronę pobierania Dropboxa lub stronę instalacji dla systemu Linux. 

Czy możesz używać Dropboxa w swojej firmie?

Zdecydowanie możesz używać Dropboxa w swojej firmie; jest on świetny dla firm każdej wielkości, oferując różne plany i poziomy wsparcia.

Funkcje przyjazne dla biznesu obejmują:

• Zaawansowane możliwości przechowywania i organizacji (począwszy od 9 TB współdzielonej przestrzeni dyskowej), dzięki czemu członkowie zespołu mogą łatwo zapisywać pliki i współpracować nad dokumentami.
• Narzędzia multimedialne, takie jak nagrania.
• Wbudowane przepływy pracy dla e-podpisów, umożliwiające żądanie nieograniczonej liczby podpisów na różnych urządzeniach i korzystanie z różnych szablonów.
• Konfigurowalne ustawienia zespołu.
• Raporty aktywności zespołu dla wglądu w produktywność.

Ostatnie przemyślenia

Dropbox to przydatne narzędzie, które upraszcza zarządzanie plikami zarówno w celach osobistych, jak i biznesowych. Dla ułatwienia organizacji, Dropbox oferuje płynną synchronizację, bezpieczne udostępnianie i zaawansowane funkcje, takie jak 2FA. Został zaprojektowany, aby pomóc Ci w organizacji, bezpiecznie i łatwo. 

Stosując się do wskazówek zawartych w tym artykule, szybko opanujesz jego obsługę na profesjonalnym poziomie.

Potrzebujesz więcej wskazówek technicznych? Zagłęb się w temat z Systems&Smiles.

Zdjęcie wyróżniające autorstwa appshunter.io na Unsplash