Premiers pas avec Dropbox
Vous avez du mal à vous lancer avec Dropbox ?
Utilisé correctement, c'est un outil puissant pour le stockage, le partage et la collaboration de fichiers. Mais il peut demander un certain temps d'adaptation si vous êtes novice.
Dans ce guide, nous vous expliquerons tout, depuis l'ouverture de votre application Dropbox jusqu'aux fonctionnalités telles que la synchronisation et le partage. Que ce soit pour un usage personnel ou professionnel, vous deviendrez un expert en un rien de temps.
Comment ouvrir l'application Dropbox pour ordinateur
Sur un Mac, il est enregistré à l'endroit où vous avez créé l'application lors de l'installation. En général, vous le trouverez dans la barre latérale du Finder, sous Favoris.
Sur un PC Windows, recherchez le dossier Dropbox dans votre répertoire utilisateur (par exemple, C:\Users\VotreNom\Dropbox) ou dans les Favoris de l'Explorateur de fichiers.
Créer un raccourci
Vous pouvez créer un raccourci pour vous faciliter la vie au travail.
Comment créer un raccourci pour Dropbox sur un Mac
- Sur votre Mac, accédez à l'emplacement de votre dossier Dropbox. Pour cela, cliquez sur Finder et recherchez le dossier Dropbox dans le menu latéral.
- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Dropbox (ou sur le dossier de votre compte Dropbox pour lequel vous souhaitez créer un raccourci).
- Cliquez sur Créer un alias.
- Votre raccourci apparaîtra avec « alias » ajouté au nom du fichier.
- Vous pouvez ensuite déplacer ce raccourci à l'emplacement souhaité. Par exemple, faites-le glisser vers votre Dock, votre bureau ou vos favoris dans la barre latérale du Finder.
Comment créer un raccourci pour Dropbox sur un PC
- Localisez Dropbox (ou le dossier dans Dropbox vers lequel vous souhaitez créer un raccourci) sur votre PC.
- Maintenez la touche Alt de votre clavier enfoncée. Ce point est important : si vous ne maintenez pas la touche Alt enfoncée, Windows affiche les mots « Déplacer vers le bureau » et déplace l'intégralité du dossier ou du fichier au lieu de simplement créer un lien.
- Tout en maintenant la touche Alt enfoncée, faites glisser le fichier ou le dossier Dropbox vers votre bureau.
- Les mots « Créer un lien sur le bureau » apparaîtront. Relâchez le bouton de la souris pour créer le lien. Vous pouvez maintenant soit faire glisser ce raccourci vers votre barre des tâches, soit le conserver sur votre bureau pour y accéder facilement.
Configurer l'authentification à deux facteurs (2FA) pour Dropbox
L'authentification à deux facteurs (2FA) ajoute un niveau de sécurité supplémentaire à votre compte, en plus de votre mot de passe. En vous envoyant un code de connexion unique, Dropbox garantit la sécurité de votre compte, auquel vous seul avez accès.
Voici comment ajouter la 2FA à votre compte Dropbox :
- Connectez-vous à votre compte sur le site Web Dropbox et cliquez sur votre avatar (coin supérieur droit).
- Accédez aux paramètres
- Sélectionnez Sécurité.
- Activez l'option Vérification en deux étapes.
- Cliquez sur Commencer.
- Lorsque vous y êtes invité, entrez votre mot de passe.
- Choisissez « SMS » pour la réception du code.
- Entrez votre numéro de téléphone portable.
- Cliquez sur Suivant.
- Vous recevrez ensuite un code par SMS que vous devrez saisir.
- Une série de codes de secours à usage unique vous sera alors présentée. Ceux-ci vous permettront d'accéder à votre compte en cas d'urgence. Conservez ces codes pour référence future. Vous pouvez les enregistrer en prenant une capture d'écran ou une photo.
- C'est terminé ! Votre compte est sécurisé et la 2FA est configurée.
Comment enregistrer dans Dropbox
Pour enregistrer des fichiers dans Dropbox, il suffit de les glisser-déposer depuis votre bureau ou d'autres emplacements de votre ordinateur vers votre dossier Dropbox.
Vous pouvez également utiliser l'option « Enregistrer sous » disponible dans la plupart des applications et sélectionner votre dossier Dropbox. Les fichiers enregistrés ici sont automatiquement synchronisés avec Dropbox.
Comment partager un fichier ou un dossier dans Dropbox
Vous pouvez facilement partager des fichiers ou des dossiers dans Dropbox facilement, et vous pouvez même les partager avec des personnes qui n'ont pas de compte Dropbox. Voici comment procéder :
- Connectez-vous à Dropbox.
- Passez la souris sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur Partager.
- Cliquez sur Ajouter des personnes.
- Entrez l'adresse e-mail, le nom ou le groupe du ou des destinataires, puis sélectionnez-les dans la liste.
- Choisissez Peut modifier ou Peut consulter en fonction du niveau d'accès que vous souhaitez accorder. Vous pouvez également ajouter une note facultative.
- Cliquez sur Partager un fichier ou Partager un dossier.
Conseil : veillez à toujours enregistrer les données de votre entreprise dans des dossiers Dropbox plutôt que localement sur votre Mac ou votre PC afin de les sauvegarder et de les partager avec votre équipe.
Synchronisation dans Dropbox
Lorsque vous synchronisez Dropbox, vos dossiers et documents sont coordonnés sur tous vos appareils. Cela signifie qu'une mise à jour de votre Dropbox sur votre PC correspond à ce que vous voyez sur votre application mobile, votre iPad ou tout autre appareil sur lequel vous êtes connecté à votre compte Dropbox.
En matière de synchronisation, Dropbox propose deux options : Smart Sync et Selective Sync.
Synchronisation intelligente
Smart Sync transfère automatiquement les fichiers inutilisés vers le mode « en ligne uniquement » après quelques mois et configure les nouveaux fichiers pour qu'ils soient par défaut en ligne uniquement.
Pour activer Smart Sync :
- Ouvrir Dropbox
- Cliquez sur votre avatar (photo de profil ou initiales).
- Cliquez sur Préférences.
- Cliquez sur Synchroniser.
- Activez le paramètre « Enregistrer automatiquement l'espace disque ».
Synchronisation sélective
Avec la synchronisation sélective, vous pouvez choisir les dossiers que vous souhaitez conserver sur votre appareil et ceux qui resteront stockés dans Dropbox.
Voici comment utiliser la synchronisation sélective pour Dropbox sous Windows :
- Ouvrez l'application Dropbox.
- Cliquez sur votre avatar (photo de profil ou initiales) dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez Préférences.
- Accédez à l'onglet Synchronisation.
- Cliquez sur Modifier sous Synchronisation sélective.
- Cochez les dossiers que vous souhaitez enregistrer sur votre disque dur et décochez ceux que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Voici comment vous pouvez utiliser Synchronisation sélective pour Dropbox sur un Mac:
- Ouvrez Dropbox.
- Sélectionnez Préférences dans la barre d'outils supérieure.
- Cliquez sur votre avatar
- Sélectionnez Préférences.
- Accédez à l'onglet Synchronisation.
- Cliquez sur Modifier sous Sélectionner les dossiers à synchroniser avec ce Mac.
- Cochez les dossiers que vous souhaitez enregistrer sur votre disque dur et décochez ceux que vous ne souhaitez pas enregistrer.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Comment mettre à jour Dropbox
Pour vous assurer d'avoir accès à toutes les dernières fonctionnalités de la plateforme et que votre application fonctionne correctement, mettez-la à jour régulièrement.
L'application de bureau se met à jour automatiquement, mais vous pouvez également la mettre à jour manuellement en vous rendant sur la page de téléchargement de Dropbox ou la page d'installation pour Linux.
Pouvez-vous utiliser Dropbox pour votre entreprise ?
Vous pouvez tout à fait utiliser Dropbox pour votre entreprise, car il est idéal pour les entreprises de toutes tailles, car il propose différents forfaits et niveaux d'assistance.
Les fonctionnalités adaptées aux entreprises comprennent :
- Fonctionnalités avancées de stockage et d'organisation (à partir de 9 To de stockage partagé) pour permettre aux membres de l'équipe d'enregistrer facilement des fichiers et de collaborer sur des documents.
- Outils multimédias tels que les enregistrements.
- Workflows de signature électronique intégrés pour demander un nombre illimité de signatures sur tous les appareils et utiliser différents modèles.
- Paramètres d'équipe personnalisables.
- Rapports d'activité de l'équipe pour obtenir des informations sur la productivité.
Dernières réflexions
Dropbox est un outil pratique qui simplifie la gestion des fichiers pour les besoins personnels et professionnels. Pour faciliter l'organisation, Dropbox offre une synchronisation transparente, un partage sécurisé et des fonctionnalités avancées telles que l'authentification à deux facteurs (2FA). Il est conçu pour vous aider à rester organisé, en toute sécurité et facilement.
En suivant les conseils donnés dans cet article, vous l'utiliserez comme un pro en un rien de temps.
Photo présentée par appshunter.io sur Unsplash