Débuts avec Dropbox
Vous essayez de comprendre comment commencer avec Dropbox?
Lorsqu’il est utilisé correctement, c’est un outil puissant pour le stockage, le partage et la collaboration de fichiers. Mais ça peut demander un peu d’adaptation si tu es nouveau.
Dans ce guide, nous allons vous guider à travers tout, de l’ouverture de votre application Dropbox à des fonctionnalités comme la synchronisation et le partage. Que ce soit pour un usage personnel ou professionnel, vous deviendrez un expert en un rien de temps.
Comment ouvrir l’application de bureau Dropbox
Surun Mac, elle est enregistrée là où tu as créé l’application pendant l’installation. Habituellement, vous le trouverez dans la barre latérale du Finder sous les favoris.
Sur un PC Windows, trouvez le dossier Dropbox dans votre répertoire utilisateur (par exemple, C :\Users\Tonnom\Dropbox) ou dans les favoris de l’Explorateur de fichiers.
Création d’un raccourci
Vous pouvez créer un raccourci pour faciliter votre vie professionnelle.
Comment créer un raccourci pour Dropbox sur un Mac
- Sur votre Mac, allez à l’emplacement de votre dossier Dropbox. On peut le trouver en cliquant sur le Finder et en localisant le dossier Dropbox dans le menu de la barre latérale.
- Faites un clic droit sur le dossier Dropbox (ou sur celui que vous souhaitez utiliser dans votre compte Dropbox).
- Cliquez sur créer un alias.
- Votre raccourci apparaîtra avec « alias » ajouté au nom du fichier.
- Vous pouvez ensuite déplacer ce raccourci à l’endroit où vous le souhaitez. Par exemple, glissez-le vers votre Dock, Bureau ou Favoris dans la barre latérale du Finder.
Comment créer un raccourci pour Dropbox sur un PC
- Localise Dropbox (ou le dossier dans Dropbox vers lequel tu veux un raccourci) sur ton PC.
- Maintenez la touche Alt enfoncée sur votre clavier. Ce point est important : si vous ne maintenez pas Alt, Windows affiche les mots « Déplacer vers le bureau », et il déplacera tout le dossier ou le fichier au lieu de simplement créer un lien.
- Avec Alt enfoncé, glisser-déposer le fichier ou le dossier Dropbox sur votre bureau.
- Les mots « Créer un lien dans le bureau » apparaîtront. Relâche le bouton de la souris pour créer le lien. Vous pouvez maintenant soit glisser ce raccourci de dossier vers votre barre des tâches, soit le garder sur votre bureau pour un accès facile.
Configurez l’authentification à deux facteurs (2FA) pour Dropbox
L’authentification à deux facteurs (2FA) ajoute un niveau supplémentaire de sécurité à votre compte en plus de votre mot de passe. En vous envoyant un code de connexion unique, Dropbox garantit que votre compte est sécuritaire — accessible à personne d’autre que vous.
Voici comment ajouter la 2FA à votre compte Dropbox :
- Connectez-vous à votre compte sur le site Dropbox et cliquez sur votre avatar (coin supérieur droit).
- Aller dans Paramètres
- Sélectionnez la sécurité.
- Activez l’option de vérification en deux étapes.
- Cliquez sur Commencez.
- Lorsque vous le demandez, entrez votre mot de passe.
- Choisissez Messages texte pour la livraison du code.
- Entrez votre numéro de cellulaire.
- Cliquez sur Suivant.
- On vous enverra ensuite un code par SMS à entrer.
- On vous verra alors un ensemble de codes de sauvegarde à usage unique. Ceux-ci sont pour un accès d’urgence à votre compte. Gardez ces codes pour référence future — vous pourriez prendre une capture d’écran ou une photo.
- C’est fini pour toi! Votre compte est sécurisé et la 2FA est configurée.
Comment sauvegarder sur Dropbox
Pour sauvegarder des fichiers sur Dropbox, il suffit de les glisser et déposer depuis votre bureau ou d’autres emplacements d’ordinateurs dans votre dossier Dropbox.
Sinon, utilisez l’option Enregistrer sous la plupart des applications et sélectionnez votre dossier Dropbox. Les fichiers sauvegardés ici se synchronisent automatiquement avec Dropbox.
Comment partager un fichier ou un dossier dans Dropbox
Vous pouvez facilement partager des fichiers ou des dossiers dans Dropbox , et même partager avec des personnes qui n’ont pas de compte Dropbox. Voici comment faire :
- Connectez-vous à Dropbox.
- Passez la souris sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur Partager.
- Cliquez sur Ajouter des personnes.
- Entrez le courriel, le nom ou le groupe du ou des destinataires et sélectionnez-les dans la liste.
- Choisissez Peut modifier ou Peut voir selon le niveau d’accès que vous souhaitez offrir. Vous pouvez aussi ajouter une note optionnelle.
- Cliquez sur Partager fichier ou Partager dossier.
Conseil : Assurez-vous que les données de votre entreprise sont toujours sauvegardées dans des dossiers Dropbox, plutôt que localement sur votre Mac ou PC, afin de les garder sauvegardées et partagées avec votre équipe.
Synchronisation dans Dropbox
Quand vous synchronisez dans Dropbox, il coordonne vos dossiers et documents entre vos appareils. Cela signifie qu’une mise à jour de votre Dropbox sur votre PC correspond à ce que vous voyez sur votre application mobile, votre iPad ou partout où vous êtes connecté à votre compte Dropbox.
En ce qui concerne la synchronisation, Dropbox offre deux options : la synchronisation intelligente et la synchronisation sélective.
Synchronisation intelligente
Smart Sync déplace automatiquement les fichiers inutilisés en ligne uniquement après quelques mois et règle les nouveaux fichiers uniquement en ligne par défaut.
Pour activer Smart Sync :
- Ouvrir Dropbox
- Cliquez sur votre avatar (photo de profil ou initiales).
- Cliquez sur Préférences.
- Cliquez sur Synchroniser.
- Activez automatiquement le réglage Enregistrer l’espace disque dur.
Synchronisation sélective
Avec la synchronisation sélective, vous pouvez choisir quels dossiers vous souhaitez garder sur votre appareil et lesquels restent stockés dans Dropbox.
Voici comment vous pouvez utiliser la synchronisation sélective pour Dropbox sous Windows :
- Ouvre l’application Dropbox.
- Cliquez sur votre avatar (photo de profil ou initiales) dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez les préférences.
- Va à l’onglet Synchronisation.
- Cliquez sur Modifier sous Synchronisation sélective.
- Cochez les dossiers que vous voulez sauvegarder sur votre disque dur et décochez ceux à retirer.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Voici comment utiliser la synchronisation sélective pour Dropbox sur un Mac :
- Ouvre Dropbox.
- Choisissez Préférences dans la barre d’outils du haut.
- Cliquez sur votre avatar
- Sélectionnez les préférences.
- Va à l’onglet Synchronisation.
- Cliquez sur Modifier sous Sélectionner les dossiers pour synchroniser avec ce Mac.
- Cochez les dossiers que vous voulez sauvegarder sur votre disque dur et décochez ceux que vous ne voulez pas.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Comment mettre à jour Dropbox
Pour vous assurer d’avoir accès à toutes les dernières fonctionnalités de la plateforme et que votre application fonctionne correctement, mettez-la à jour régulièrement.
L’application de bureau se met à jour automatiquement, mais vous pouvez aussi mettre à jour manuellement en visitant la page de téléchargement Dropbox ou la page d’installation pour Linux.
Pouvez-vous utiliser Dropbox pour votre entreprise?
Vous pouvez absolument utiliser Dropbox pour votre entreprise, c’est excellent pour des entreprises de toutes tailles, offrant différents forfaits et niveaux de support.
Les fonctionnalités conviviales pour les affaires incluent :
- Capacités avancées de stockage et d’organisation (à partir de 9 To de stockage partagé) permettant aux membres de l’équipe de sauvegarder facilement des fichiers et collaborer sur des documents.
- Outils multimédias comme les enregistrements.
- Flux de travail eSignature intégrés pour demander un nombre illimité de signatures sur tous les appareils et en utilisant différents modèles.
- Paramètres d’équipe personnalisables.
- Rapports d’activité d’équipe pour obtenir des informations sur la productivité.
Dernières réflexions
Dropbox est un outil pratique qui simplifie la gestion des fichiers, tant pour les besoins personnels que professionnels. Pour faciliter l’organisation, Dropbox offre une synchronisation fluide, un partage sécurisé et des fonctionnalités avancées comme la 2FA, conçu pour vous garder organisé, en toute sécurité et facilement.
En suivant les conseils de cet article, vous l’utiliserez comme un pro en un rien de temps.
Vous avez besoin de plus de conseils techniques? Plongez plus en profondeur avec Systems&Smiles.
Photo en vedette par appshunter.io sur Unsplash