Introducción a Dropbox
¿Quieres saber cómo empezar a utilizar Dropbox?
Cuando se utiliza correctamente, es una herramienta muy útil para almacenar y compartir archivos, y para colaborar. Pero puede costar un poco acostumbrarse a ella si no se tiene experiencia previa.
En esta guía, te explicaremos todo, desde cómo abrir la aplicación Dropbox hasta funciones como la sincronización y el uso compartido. Ya sea para uso personal o profesional, te convertirás en un experto en muy poco tiempo.
Cómo abrir la aplicación de escritorio de Dropbox
En un Mac, se guarda donde creaste la aplicación durante la instalación. Por lo general, lo encontrarás en la barra lateral del Finder, en Favoritos.
En un PC con Windows, busca la carpeta de Dropbox dentro de tu directorio de usuario (por ejemplo, C:\Usuarios\TuNombre\Dropbox) o en los Favoritos del Explorador de archivos.
Crear un acceso directo
Puedes crear un acceso directo para facilitar tu vida laboral.
Cómo crear un acceso directo para Dropbox en un Mac
- En tu Mac, ve a la ubicación de tu carpeta de Dropbox. Para ello, haz clic en Finder y busca la carpeta de Dropbox en el menú lateral.
- Haz clic con el botón derecho del ratón en la carpeta Dropbox (o en cualquier carpeta de tu cuenta Dropbox de la que quieras crear un acceso directo).
- Haga clic en Crear alias.
- El acceso directo aparecerá con «alias» añadido al nombre del archivo.
- A continuación, puedes mover este acceso directo a la ubicación que desees. Por ejemplo, arrástralo al Dock, al escritorio o a Favoritos en la barra lateral del Finder.
Cómo crear un acceso directo para Dropbox en un PC
- Busca Dropbox (o la carpeta dentro de Dropbox a la que deseas crear un acceso directo) en tu PC.
- Mantenga pulsada la tecla Alt del teclado. Este punto es importante: si no mantiene pulsada la tecla Alt, Windows mostrará las palabras «Mover al escritorio» y moverá toda la carpeta o el archivo en lugar de crear simplemente un enlace.
- Mantén pulsada la tecla Alt y arrastra y suelta el archivo o la carpeta de Dropbox en tu escritorio.
- Aparecerá el mensaje «Crear enlace en el escritorio». Suelte el botón del ratón para crear el enlace. Ahora puede arrastrar este acceso directo a la carpeta a la barra de tareas o mantenerlo en el escritorio para acceder fácilmente a él.
Configurar la autenticación de dos factores (2FA) para Dropbox
La autenticación de dos factores (2FA) añade un nivel adicional de seguridad a tu cuenta, además de tu contraseña. Al enviarte un código de inicio de sesión único, Dropbox garantiza que tu cuenta esté segura y protegida, y que nadie más que tú pueda acceder a ella.
A continuación te explicamos cómo añadir la autenticación de dos factores (2FA) a tu cuenta de Dropbox:
- Inicie sesión en su cuenta en el sitio web de Dropbox y haz clic en tu avatar (esquina superior derecha).
- Ir a Configuración
- Selecciona Seguridad.
- Activa la opción Verificación en dos pasos.
- Haga clic en «Empezar».
- Cuando se le solicite, introduzca su contraseña.
- Seleccione Mensajes de texto para la entrega del código.
- Introduce tu número de móvil.
- Haga clic en Siguiente.
- A continuación, se le enviará un código por SMS para que lo introduzca.
- A continuación, se le mostrará un conjunto de códigos de respaldo de un solo uso. Estos códigos son para acceder a su cuenta en caso de emergencia. Guarde estos códigos para consultarlos en el futuro; puede hacer una captura de pantalla o una foto.
- ¡Ya está! Tu cuenta está protegida y la autenticación de dos factores está configurada.
Cómo guardar en Dropbox
Para guardar archivos en Dropbox, simplemente arrástralos y suéltalos desde tu escritorio u otras ubicaciones del ordenador a tu carpeta de Dropbox.
También puedes utilizar la opción Guardar como de la mayoría de las aplicaciones y seleccionar tu carpeta de Dropbox. Los archivos guardados aquí se sincronizan automáticamente con Dropbox.
Cómo compartir un archivo o carpeta en Dropbox
Puedes compartir archivos o carpetas en Dropbox fácilmente, e incluso puedes compartirlos con personas que no tengan una cuenta de Dropbox. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Inicie sesión en Dropbox.
- Pasa el cursor por encima del archivo o carpeta que deseas compartir.
- Haga clic en Compartir.
- Haga clic en Añadir personas.
- Introduzca el correo electrónico, el nombre o el grupo del destinatario o destinatarios y selecciónelos de la lista.
- Seleccione «Puede editar» o «Puede ver» según el nivel de acceso que desee otorgar. También puede añadir una nota opcional.
- Haga clic en Compartir archivo o Compartir carpeta.
Consejo: Asegúrate de que los datos de tu empresa siempre se guarden en carpetas de Dropbox, en lugar de hacerlo localmente en tu Mac o PC, para mantenerlos respaldados y compartirlos con tu equipo.
Sincronización en Dropbox
Cuando sincronizas en Dropbox, este coordina tus carpetas y documentos en todos tus dispositivos. Eso significa que una actualización de Dropbox en tu PC coincide con lo que ves en tu aplicación móvil, iPad o en cualquier lugar en el que hayas iniciado sesión en tu cuenta de Dropbox.
En lo que respecta a la sincronización, Dropbox ofrece dos opciones: Sincronización inteligente y Sincronización selectiva.
Sincronización inteligente
Smart Sync cambia automáticamente los archivos no utilizados a solo en línea después de unos meses y configura los archivos nuevos para que sean solo en línea de forma predeterminada.
Para activar Smart Sync:
- Abrir Dropbox
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
- Haga clic en Preferencias.
- Haga clic en Sincronizar.
- Active la configuración «Ahorrar espacio en el disco duro automáticamente».
Sincronización selectiva
Con la sincronización selectiva, puedes elegir qué carpetas deseas conservar en tu dispositivo y cuáles permanecerán almacenadas en Dropbox.
A continuación se explica cómo se puede utilizar la sincronización selectiva para Dropbox en Windows:
- Abre la aplicación Dropbox.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Preferencias.
- Ve a la pestaña Sincronizar.
- Haga clic en Modificar en Sincronización selectiva.
- Marca las carpetas que deseas guardar en tu disco duro y desmarca las que deseas eliminar.
- Haga clic en Actualizar.
Así es como puedes usar la sincronización selectiva para Dropbox en un Mac:
- Abre Dropbox.
- Seleccione Preferencias en la barra de herramientas superior.
- Haz clic en tu avatar.
- Selecciona Preferencias.
- Ve a la pestaña Sincronizar.
- Haga clic en Modificar debajo de Seleccionar carpetas para sincronizar con este Mac.
- Marca las carpetas que deseas guardar en tu disco duro y desmarca las que no deseas guardar.
- Haga clic en Actualizar.
Cómo actualizar Dropbox
Para asegurarte de que tienes acceso a todas las últimas funciones de la plataforma y de que tu aplicación funciona correctamente, actualízala regularmente.
La aplicación de escritorio se actualiza automáticamente, pero también puedes actualizarla manualmente visitando la página de descargas de Dropbox o la página de instalación para Linux.
¿Puedes utilizar Dropbox para tu negocio?
Por supuesto que puedes utilizar Dropbox para su negocio, es es ideal para empresas de todos los tamaños, ya que ofrece diferentes planes y niveles de asistencia.
Las características favorables para los negocios incluyen:
- Funciones avanzadas de almacenamiento y organización (a partir de 9 TB de almacenamiento compartido) para que los miembros del equipo puedan guardar archivos y colaborar en documentos fácilmente.
- Herramientas multimedia, como grabaciones.
- Flujos de trabajo de firma electrónica integrados para solicitar firmas ilimitadas en distintos dispositivos y utilizar diferentes plantillas.
- Configuración personalizable del equipo.
- Informes de actividad del equipo para obtener información sobre la productividad.
Reflexiones finales
Dropbox es una herramienta muy útil que simplifica la gestión de archivos tanto para necesidades personales como empresariales. Para facilitar la organización, Dropbox ofrece sincronización perfecta, uso compartido seguro y funciones avanzadas como la autenticación de dos factores (2FA). Está diseñado para mantenerte organizado de forma segura y sencilla.
Si sigues los consejos de este artículo, lo usarás como un profesional en muy poco tiempo.
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