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Desde el despegue hasta el aterrizaje: cómo los servicios de TI impulsan el éxito cultural de una startup
Los servicios tecnológicos integrados son el arma secreta de las startups para crear una cultura feliz. En la primera parte de nuestra serie de tres artículos sobre los ciclos de vida críticos de las TI en las startups, revelamos cómo las TI pueden generar «victorias» para las personas a lo largo de la trayectoria de los empleados. Desde la incorporación de los empleados de una startup hasta la gestión de dispositivos y el soporte de TI, las experiencias de TI fluidas y eficientes transmiten un mensaje potente y positivo sobre su cultura.
Ya sea que se trate de planificar la evolución de su personal, su negocio o sus dispositivos y software, los ciclos de vida son el núcleo de lo que hacemos en S&S.
La vida es un viaje, no un destino. Por extraño que pueda parecer, la primera vez que escuché esto fue en una canción de Aerosmith (aunque nunca me gustó la banda), pero la frase se atribuye en realidad a Ralph Waldo Emerson. Algunas ideas suenan tan cercanas y verdaderas que se convierten en parte de la cultura de tal manera que resulta difícil saber cuándo y dónde se originaron. Es como si siempre hubieran estado ahí. Aquí.
Las startups en crecimiento y las pequeñas empresas entienden este mantra mejor que nadie. No hay prácticamente ni un solo momento en el que los fundadores no piensen en su negocio y en cómo sobrevivir al ajetreo, alcanzar el siguiente hito y cerrar ese gran acuerdo.
Por supuesto, la vida es un viaje y esta verdad universal se aplica a la mayoría de las cosas, por eso es una verdad universal. Todo tiene un principio y un final. El intervalo entre ambos es donde existes y, con suerte, creces.
Los diferentes cambios que se producen desde el principio hasta el final son lo que llamamos un ciclo de vida. Ya sea para planificar la evolución de su personal, su negocio o sus dispositivos y software, los ciclos de vida son el núcleo de lo que hacemos en S&S.
Las startups tienen sin duda ciclos de vida y los empleados tienen sus propias trayectorias dentro de ellas. Ahí es donde entramos nosotros. Desde el momento en que alguien se une a una empresa, a medida que aprende nuevas habilidades y pasa a ocupar puestos de mayor responsabilidad, hasta el momento en que está listo para marcharse, su proveedor de TI desempeña un papel esencial en la experiencia de los empleados.
En S&S somos muy conscientes de esta responsabilidad y la hemos asumido. Nos consideramos una aerolínea ideal que tiene como objetivo hacer que el viaje de sus empleados sea lo más fluido y cómodo posible.
Bienvenido a bordo de S&S Airlines.
A medida que un nuevo empleado recorre su trayectoria laboral hasta su eventual salida de la organización, su experiencia se verá moldeada por la cultura de la empresa, el entorno tecnológico y el ambiente de trabajo.
Nuestro principal objetivo es siempre la experiencia de los empleados. Tanto si eres una startup tecnológica en Dublín o una agencia creativa en Manchester, hay tres entornos básicos que conforman la experiencia de cada empleado. A medida que un nuevo empleado recorre su trayectoria laboral hasta su eventual salida de la organización, su experiencia se verá moldeada por la cultura de la empresa, el entorno tecnológico y el entorno laboral.
Ayudamos a las organizaciones a convertirse en excelentes lugares para trabajar aprovechando nuestro conocimiento sobre cómo la tecnología puede satisfacer las necesidades de su equipo. Pero mientras que la mayoría de las empresas de TI son reactivas (dan a los clientes lo que les piden), nuestro objetivo es proporcionar servicios anticipatorios en todo momento, es decir, proporcionarles los servicios que necesitan, antes incluso de que nadie los pida. Imagine que le dan una almohada y una manta en el avión antes de darse cuenta de que está agotado.
El proceso de servicio principal de S&S se denomina Joiners, Movers and Leavers (JML). A continuación, se ofrece una breve descripción de cómo funciona en la práctica para un empleado:
Incorporador (incorporación)
Tras incorporarse a la empresa en octubre de 2022 como ingeniera de DevOps, Pamela se une al equipo. Su equipo, acceso y aplicaciones están predeterminados en función de su puesto y listos para el primer día.
Mover (transición)
En septiembre de 2023, Pamela pasó a desempeñar el cargo de ingeniera de nube. Ya no necesita acceder a determinadas infraestructuras o herramientas, pero sí a recursos en la nube. Sus permisos de acceso se actualizan automáticamente para reflejar las responsabilidades de su nuevo cargo y su ordenador portátil se actualiza a un modelo más potente. El ordenador antiguo se borra y se almacena para su posterior reasignación a otro empleado.
Despedido (salida)
En enero de 2025, Pamela decide dejar la empresa para montar su propio negocio. Se fija la fecha de su salida y se programa la revocación de su acceso al final de su último día.
Todos los privilegios de acceso de Pamela se eliminan automáticamente, lo que garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo tras su salida. El equipo se borra y se le regala a Pamela.
Parece bastante fácil, ¿no? Pongámonos nuestras gorras de capitán para analizar más detenidamente cada uno de estos escenarios y sus retos. Abróchense los cinturones.
Despegue (Nuevos miembros)
Queremos que los nuevos empleados estén listos para despegar desde el primer día. Sin baches en la pista, sino con un lanzamiento fluido hacia su trayectoria en la empresa. Es una forma de crear cultura. ¿La forma más fácil de hacerlo? Planificando. Como empresa contratante, crear un protocolo para cada uno de los posibles escenarios de los empleados hará que todo el proceso sea mucho más fluido.
En función del puesto, ¿qué equipo, acceso y aplicaciones necesitará el nuevo empleado? ¿Necesita formación? Estas son algunas de las preguntas que deben responderse y compartirse con su proveedor de TI mucho antes de que el nuevo empleado cruce la puerta. No el día anterior.
Cuando vas de camino al aeropuerto, estás pensando en todos los líquidos que llevas y en lo que tienes que meter en la bolsa de plástico. Pero no se trata solo de pasar todo por el control de seguridad, antes de eso, tienes que preguntarte qué vas a necesitar en el avión y durante tus vacaciones.
Una experiencia de incorporación sistemática no solo cubre toda la logística del kit que necesita un empleado, sino que también tiene en cuenta su permanencia en la empresa a largo plazo. Es muy recomendable disponer de herramientas como un organigrama de TI (un inventario de las aplicaciones y herramientas que se utilizan en toda la empresa y quién es el propietario de cada una de ellas). Piensa en ello como si estuvieras viendo al auxiliar de vuelo mostrar las instrucciones de seguridad.
Y recuerde: la experiencia del check-in marcará la pauta para el resto de la trayectoria del empleado en su empresa. Varios estudios afirman que incluso contribuye a la retención y contratación de empleados.
Ya saben qué hora es. Por favor, apaguen todos sus dispositivos electrónicos (¡buuuuu!) y abróchense los cinturones de seguridad. Estamos listos para despegar. ¡Allá vamos!
En vuelo (transportistas)
¡Hoy es tu día de suerte! Enhorabuena, te han ascendido a primera clase. En lugar de tener que pagar por un sándwich de mala calidad, disfrutarás de champán y cocina francesa.
Sin embargo, en el contexto empresarial, ascender no solo significa obtener ventajas adicionales. También conlleva más responsabilidad, mayor acceso y, a menudo, diferentes ordenadores. ¡Incluso puede significar un nuevo lugar de trabajo!
Un «mover» es, esencialmente, un cambio en la situación laboral de un empleado dentro de la empresa, por lo que incluye ascensos, pero también otras situaciones, como permisos prolongados (por ejemplo, maternidad). Sea cual sea el cambio, nuestro trabajo consiste en gestionar esta transición.
Debido a que la persona está realizando la transición dentro de la misma empresa, muchas veces la gente no comprende que un cambio de función puede ser tan exigente desde el punto de vista operativo como una incorporación o una salida. No se dan cuenta de que no es lo mismo tener a Bob en Operaciones que tenerlo en Recursos Humanos.
Touchdown (Graduados)
Recuperar el equipo es la mitad de la batalla para Leavers, especialmente si se encuentran lejos, pero hablaremos más sobre eso en la segunda parte de esta serie.
Hay dos formas de dejar una empresa: la forma suave y la forma brusca.
En el primer caso, se elimina el acceso de las personas y estas devuelven el ordenador a la empresa, que puede decidir borrarlo y regalarlo como parte de una despedida afectuosa. ¡Y listo!
En la opción menos fluida, por cualquier motivo, las cosas no han salido bien y el empleado queda bloqueado sin previo aviso. La situación se vuelve caótica.
Nuestra labor aquí es velar por la seguridad y el cumplimiento normativo de la empresa. Nadie puede abandonar la empresa con acceso a información confidencial, datos sensibles o hardware que sea propiedad de la empresa.
Planifica tu viaje
La delegación es algo con lo que la mayoría de las personas tienen dificultades, pero delegar tareas a otros, como empleados o contratistas, libera tiempo para dedicarlo a trabajos más importantes.
Todo el mundo habla de la IA y su potencial para automatizar procesos, pero si no se dispone de procesos manuales bien definidos desde el principio, se corre el riesgo de que el uso de la IA solo sirva para crear más caos más rápidamente.
El método «Eliminar, delegar, automatizar» es una forma fundamental en la que en S&S abordamos el diseño de procesos y TI, por lo que abarca todo el ciclo de vida del trabajo (personas, dispositivos y software).
Todo comienza con la honestidad: ¿qué es realmente esencial? Una vez que lo sepas, puedes eliminar todas las tareas innecesarias que no contribuyen a tus objetivos principales. Eso es la eliminación, por si acaso te habías quedado dormido.
La delegación es algo con lo que la mayoría de las personas tienen dificultades, pero delegar tareas a otros, como empleados o contratistas, libera tiempo para dedicarlo a trabajos más importantes.
El uso de la tecnología para automatizar tareas repetitivas o que requieren mucho tiempo (automatización) está muy de moda en la actualidad. Plantea sus propios retos, pero hacerlo bien supone un enorme ahorro de tiempo y garantiza la coherencia y una experiencia de alta calidad para los empleados, poniendo las cosas en piloto automático de forma eficaz.
Gestionar el ciclo de vida de tu personal puede resultar abrumador, especialmente ahora que tantas empresas están contratando en todo el mundo y permitiendo a sus empleados trabajar a distancia.
S&S puede ayudarle con la estrategia y la planificación de procesos utilizando su situación actual como punto de partida para definir hacia dónde quiere llegar.
Reserve una llamada gratuita de entre 30 minutos y 1 hora con Systems & Smiles y hablemos sobre cómo podemos apoyar el recorrido de su personal en su empresa.
